El albarán

Funciones

El albarán es un documento mercantil extendido por el vendedor que acompaña el suministro de la mercancía y cuya función es acreditar

• la salida de la mercancía del almacén del vendedor,

• la entrega de la mercancía de acuerdo con el pedido al comprador, y

• la realización del transporte sin dañar la mercancía.

En la mayoría de los países hispanohablantes no es obligatorio y no tiene efectos tributarios, aunque en algunos casos puede contener el precio de los productos. Sin embargo, nunca sustituye la factura ya que su función no es acreditar el valor de la mercancía sino su entrega.

Si la entrega de la mercancía se efectúa con la ayuda de un transportista, el albarán se extiende por triplicado, si el mismo vendedor entrega la mercancía al comprador, por duplicado. En algunos países hispanoamericanos su uso es obligatorio. En estos casos, hay un cuarto ejemplar para la institución correspondiente (por ejemplo, Hacienda).

Origen y sinónimos

„Albarán“, como prácticamente todos los sustantivos en español que empiezan por “al-“ es una palabra de origen árabe (barā’ah, “la prueba” o “el justificante”), que en el árabe hispánico en la Edad Media ya se había transformado en “albará”.

En el mundo hispanohablante el término “albarán” prácticamente solo se usa en España. En Latinoamérica, el mismo documento se denomina“remito” (Argentina, Uruguay), “nota de remisión” (Bolivia, Colombia, México, Paraguay), “nota de entrega” (Bolivia, Costa Rica, Ecuador, España, Guatemala, Panamá, Paraguay, Venezuela), “nota de envío” (Guatemala), “despacho” (Cuba, República Dominicana), “guía de despacho” (Chile, Venezuela), “guía de remisión” (Ecuador, Perú), “comprobante de entrega” (Honduras) y “lista de empaque” (Panamá).

Proceso

El vendedor extiende el albarán y el documento acompaña la mercancía en el transporte al cliente. Cuando el comprador recibe la mercancía, comprueba si ésta corresponde al pedido y si ha sufrido daños durante el transporte. Si todo está en orden, firma el albarán. El original es para el vendedor, la(s) copia(s) para el comprador (y el transportista). En cuanto la empresa vendedora recibe el albarán firmado, o sea, el comprobante de que la mercancía pedida se ha entregado en condiciones, puede extender la factura. Sin embargo, si el comprador constata que faltan partes del pedido o que éste le llega dañado, tiene dos opciones: puede negarse a firmar el albarán y rechazar el envío, o aceptar el envío haciendo constatar los daños o productos faltantes como “observaciones” en el albarán.

Datos que figuran en el albarán

Como en la mayoría de los casos no se trata de un documento obligatorio, sus contenidos pueden variar. Sin embargo, hay una serie de datos que muy probablemente figurarán en el documento:

• Datos del comprador y del vendedor: Razón social o nombre y apellidos, número de identificación fiscal (NIF, o, en algunos documentos todavía aparece el CIF = código de identificación fiscal, aunque formalmente haya dejado de existir), dirección postal, etc.

• Número de orden del albarán.

• Referencia al pedido: Número, fecha, etc.

• Lugar y fecha de emisión.

• Descripción de la mercancía: Número, descripción, unidades, etc.

• Lugar y fecha de entrega.

• Medio de transporte usado y su pago.

• Espacio para la firma del comprador.

• Espacio para “observaciones” como daños o productos que faltan.

• A veces: Precios, descuentos, impuestos (ver próximo texto).

Para ver un ejemplo, haz click aquí.

Los albaranes pueden ser de dos tipos:

• Albarán valorado: En este caso se hace constar el precio por unidad de los productos y los importes parciales, el importe total, los descuentos y los impuestos.

• Albarán sin valorar: Solo se listan las descripciones y cantidades de los productos.

Qué forma se utiliza, depende sobre todo de la emisión de la factura: Cuando no se emite inmediatamente después de la recepción del albarán firmado, se suele utilizar un albarán valorado.

• Al comprador le permite comprobar las mercancías recibidas con la orden de pedido.

• Para el vendedor es el comprobante de que la mercancía se entregó conforme al pedido.

• A la empresa de transporte le sirve para documentar que cumplió con sus obligaciones y entregó la mercancía en buen estado.

Importancia

Aunque en la mayoría de los países hispanohablantes no se trate de un documento obligatorio en el comercio de mercancías, tiene importancia para todas las partes implicadas:

• Al comprador le permite comprobar las mercancías recibidas con la orden de pedido.

• Para el vendedor es el comprobante de que la mercancía se entregó conforme al pedido.

• A la empresa de transporte le sirve para documentar que cumplió con sus obligaciones y entregó la mercancía en buen estado.