La nota de ventas

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Función n° 1: factura simplificada

La nota de venta(s) es un tipo de comprobante de ventas que a primera vista se parece mucho a una hoja de un talonario de facturas, o sea, un tipo de factura simplificada que se completa a mano. De hecho, esta función la tiene, por ejemplo en Ecuador, donde la nota de venta se usa cuando una persona natural (no una empresa) inscrita en el Régimen Impositivo Simplificado Ecuatoriano (RISE) vende sus productos a un consumidor final.

Función n° 2: aceptación de un pedido y compromiso mutuo

Sin embargo, en la mayoría de los países hispanohablantes la función de la nota de venta es otra: En la concertación de una operación de compraventa, la nota de venta puede sustituir la orden de compra, cuando el vendedor no dispone de los formularios respectivos. Con la expedición de la nota de venta el vendedor acepta el pedido y se compromete a entregar la mercancía que figura en ella y en los términos que se mencionan. El comprador se compromete a aceptar la mercancía bajo estas condiciones. Por lo tanto, la nota de venta obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos.

Es un documento que en España prácticamente no se usa, pero que sí aparece en países hispanoamericanos como Chile, Argentina, Colombia, México, etc.

Contenidos

Pueden ser variados, pero en muchos ejemplos aparecen los siguientes elementos:

  • datos del vendedor,

  • espacio para datos del comprador,

  • productos vendidos / servicios prestados,

  • cantidades,

  • precio unitario e importe total

  • no se detalla el IVA (impuesto sobre el valor añadido)

  • fecha de entrega y/o validez de la nota de venta

  • forma de pago

  • otras condiciones de la operación (por ej. descuentos, anticipos)

Expedición y consecuencias contables Puede expedirse a mano (entonces se suele usar un talonario) o de forma electrónica, pero siempre se emite por duplicado.

Este documento no origina registros contables: Cuando funciona como factura simplificada, el vendedor no está obligado a llevar una contabilidad o retener el IVA, ya que se trata de personas naturales cuyos ingresos no superan cierto nivel.

Si su función es la de confirmar un pedido, la entrega de los productos todavía no se ha efectuado.