El recibo individual justificativo del pago de salarios

El recibo individual justificativo del pago de salarios – comúnmente conocido como nómina – es un documento que se entrega mensualmente (en ocasiones quincenal o semanalmente) a los empleados. Es un documento que refleja la composición del sueldo o salario y la cantidad a recibir por el servicio prestado a la empresa. En este recibo se encuentran detalladas las sueldo o asignaciones y sueldo o deducciones de carácter legal y contractual que se aplican al trabajador.

Hay que destacar que el término “recibo individual justificativo del pago de salarios” se suele usar más en el lenguaje administrativo, a un nivel más coloquial se habla de nómina.

A pesar de que existe un modelo oficial (el modelo mostrado a continuación), las empresas pueden utilizar otras variantes siempre y cuando estas se ajusten a las pautas dictadas por el Ministerio de Trabajo o al convenio colectivo del sector o de la empresa.

En cuanto a la estructura de una nómina, normalmente está dividida en cuatro bloques

• El encabezamiento

• Los devengos

• Las deducciones

• Determinación de las bases de cotización a la Seguridad Social y de la base sujeta a IRPF y aportación de la empresa

1. El encabezamiento

Este apartado debe contener por un lado los datos de la empresa: El nombre de la empresa, el domicilio social, el Código de Identificación Fiscal (CIF) y el Código de la Cuenta de Cotización (CCC).

Por otro lado, tiene que incluir obligatoriamente todos los datos del trabajador: Su nombre, el Número de Identificación Fiscal (NIF), el número de afiliación a la Seguridad Social, el grupo profesional y el grupo de cotización.

Asimismo, se tiene que indicar el periodo de liquidación de la nómina y el número de días trabajados.

2. Los devengos

Este apartado incluye las cantidades brutas abonadas al trabajador. Se distingue entre dos tipos de devengos: Las percepciones salariales y las percepciones no salariales.

La diferencia entre ambas es que mientras que las percepciones salariales cotizan a la Seguridad Social, las percepciones no salariales no lo hacen.

2.1. Las percepciones salariales:

Son las cantidades entregadas al trabajador por haber realizado su trabajo y se componen de los siguientes conceptos:

• El salario base: Es la parte fija del salario que depende del grupo salarial y viene fijada por el convenio colectivo que se aplica a la empresa. Si no hay convenio que regule el salario base, se considera que el salario es el salario mínimo interprofesional.

• Los complementos salariales: Son sumas de dinero que se añaden al sueldo base y que marcan la diferencia entre lasretribuciones recibidas por dos personas que pertenecen a la misma categoría profesional. Estas retribuciones salariales vienen pactadas por negociaciones colectivas o, en ocasiones, detalladas en el contrato personal del trabajador y dependen de diferentes aspectos. Estos complementos reciben distintas denominaciones: Incentivos, primas o premios, bonificaciones y pluses.

Se diferencian varios tipos de complementos salariales:

• Personales:

– Titulaciones

– Idiomas

– Plus de antigüedad

• Por calidad/cantidad de trabajo:

– Incentivos por objetivos conseguidos

– etc.

• Por el puesto de trabajo:

– Plus de peligrosidad

– Plus de disponibilidad

– Plus por trabajo nocturno

– etc.

• Horas extraordinarias: Son aquellas horas que se realizan fuera de la jornada laboral.

• Horas complementarias: Son aquellas horas que superan las horas ordinarias de la jornada laboral (normalmente solo en contratos a tiempo parcial), pero han sido acordadas en contrato de trabajo.

• Gratificaciones extraordinarias: Son conocidas como pagas extras – la extra de navidad y la extra de verano – cuya cuantía fija el convenio colectivo de la empresa.

• Salario en especies: Aunque se trata de remuneraciones no monetarias, es imprescindible hacerlas constar en la nómina ya que hay que tenerlas en cuenta a efectos fiscales.

– Uso de coche de empresa

– Tickets de restaurante/vales de comida

– Línea de internet

– Teléfono de empresa

– Vestuario

– Alquiler de la vivienda

– Otros

2.2. Las percepciones no salariales:

El segundo grupo de los devengos – las percepciones no salariales – está compuesto por todos aquellos abonos que recibe el trabajador como consecuencia de la relación laboral. Dichos ingresos no cotizan a la Seguridad Social y tampoco tienen que ser declarados, siempre y cuando no sobrepasen unas cantidades fijadas por el gobierno. Normalmente su cuantía está recogida en el convenio colectivo. En este grupo se situarían los ingresos extras como, por ejemplo:

• Indemnizaciones o suplidos: Es el dinero que se entrega al trabajador para compensar el gasto realizado durante el trabajo.

– Plus de transporte

– Plus de distancia

– Dietas de viajes

– Gastos de locomoción

– Extra por uso de coche propio (Car allowance)

– Otros

• Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social: Hace referencia a las prestaciones por enfermedad o accidente.

• Indemnizaciones por:

– Traslados

– Suspensiones

– Despidos

• Otras percepciones no salariales:

– El quebranto de moneda , es decir, la compensación que reciben los trabajadores cuya actividad está ligada a operaciones con dinero por el riesgo que implica.

– Ayudas por nacimiento de hijos o por hijos en edad escolar.

– Percepciones por matrimonio.

La suma de todas las percepciones salariales y de las percepciones no salariales da como resultado final el salario bruto del trabajador: Total devengado.

3. Las deducciones

Para calcular el salario neto debemos aplicarle al total devengado una serie de deducciones:

• Aportaciones del trabajador a las cotizaciones a la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta: Hay que calcular cuatro bases de cotizaciones:

– Contingencias comunes: La cotización de este concepto está destinada a casos de maternidad, enfermedad común o accidente no laboral, así como la jubilación.

– Desempleo: Como ya indica el nombre, esta cotización va destinada a cubrir el subsidio de desempleo.

– Formación Profesional: La función principal aquí es el desarrollo de una política de formación con la finalidad de mejorar el desarrollo profesional y personal del trabajador.

– Horas extraordinarias: La base de cotización depende de las circunstancias que llevaron a las horas extraordinarias: Estructurales (por causa de fuerza mayor) y no estructurales (el resto).

• El Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF): Se presenta también como un porcentaje a descontar del total. Lo fija el Estado y se calcula teniendo en cuenta tres aspectos: la situación personal y familiar, el tipo de contrato laboral y los ingresos.

• Otros conceptos sujetos a deducciones son:

– Los anticipos

– El valor de productos recibidos en especie

– Otras deducciones

La suma de todos los conceptos mencionados en este apartado constituye el total a deducir (B). Finalmente y restando al total devengado el total a deducir se tiene el líquido total a percibir (A-B), el llamado salario neto/líquido (en contextos mas informales se suele usar el término “sueldo limpio” para referirse al sueldo neto). El líquido a percibir es el dinero del que dispone el trabajador al final del mes.

4. Determinación de las bases de cotización a la Seguridad Social y de la base sujeta a IRPF y aportación de la empresa

Este apartado – determinación de las bases de cotización a la Seguridad Social y de la base sujeta a IRPF y aportación de la empresa – es el último apartado de la nómina e informa sobre los porcentajes utilizados para calcular las cotizaciones por los diferentes conceptos a la Seguridad Social. Se recogen cuatro tipos de bases:

• La base de cotización por contingencias comunes (que incluyen los casos de enfermedades comunes, accidentes (no laborales) y la maternidad). En este punto se distingue entre la remuneración mensual y la prorrata de pagas extraordinarias. La suma de las dos da lugar a la remuneración total por la que el trabajador cotiza.

• La base de cotización por contingencias profesionales (como son los accidentes de trabajo y la enfermedad profesional) y los conceptos de recaudación conjunta (desempleo, formación profesional, Fondo de Garantía Salarial (FOGASA).

• La base de cotización adicional por horas extraordinarias.

• La base sujeta a retención del IRPF que se aplica al total de percepciones en bruto.

Finalmente la nómina tiene que ser firmada por el trabajador para justificar que ha recibido las cantidades expuestas en ella. Además, el empleador debe facilitar un duplicado de la misma junto a su salario.